O caminho certo para lidar com “falência de e-mail ‘

Voltando a trabalhar em 1 de Janeiro, New York Times jornalista Nick Bilton excluído 46,315 e-mails não lidos e declarou falência e-mail, de acordo com o seu blog sábado, olhando para o alívio de uma inundação de e-mail.

Não tenho a menor idéia do que esses e-mails eram sobre – e, presumivelmente, nem o Nick – mas espero que o departamento de TI tem todos eles apoiados. Uma grande quantidade de negócios são conduzidos por e-mail, e em algumas jurisdições, as empresas são legalmente obrigados a manter os dados de negócios para até sete anos. Se uma empresa é exigido por um tribunal para produzir registros, ou a empresa precisa de e-mails para uma trilha de auditoria, então eu suspeito que muito poucos juízes vai ficar impressionado ao ouvir que “oh, ele simplesmente se cansou e excluídas todo o seu e-mail”.

Além do mais, há muito melhores maneiras de lidar com a sobrecarga de e-mail de exclusão de dados insubstituíveis. Se você absolutamente tem que começar com uma caixa de entrada vazia, então você deve, pelo menos, arquivo tudo em primeiro lugar.

A ideia de “falência e-mail” tem sido em torno desde o século anterior, mas ganhou ampla publicidade quando o professor de direito Lawrence Lessig fez isso em 2004, e quando o capitalista de risco Fred Wilson fez a mesma coisa em 2007. Mas é menos de uma falha de e-mail que uma falha de filtragem. Ele mostra uma incapacidade ou falta de vontade de usar a tecnologia prontamente disponível.

A maneira correta de lidar com inundações de e-mail é filtrá-la em pastas diferentes ou, se as pastas não são permitidos, usando diferentes etiquetas ou rótulos. Por exemplo, todos aqueles alerta de serviços de redes sociais pode ser marcado na chegada, marcada como lida (ou não) e arquivados imediatamente para que eles nunca aparecem em sua caixa de entrada. Todos esses boletins de e-mail que você nunca cheguei a parar podem ser filtrados e excluídos ou marcados e arquivado em uma pasta para boletins de notícias. Todos os e-mails de colegas – identificadas por seus endereços de trabalho – pode ser marcado e arquivado em uma pasta de trabalho, e assim por diante.

Você não tem que sentar-se e criar 30 filtros de uma só vez. Meia dúzia de filtros deve remover a maior parte do problema. Depois disso, você pode criar filtros quando você precisar deles. Uma vez que sua caixa de entrada é baixo para um tamanho gerenciável, a triagem por remetente ou pelo assunto irá rapidamente mostrar quais tipos de e-mail menos importante ainda estão recebendo através, e você pode aproveitar a oportunidade para filtrá-los. serviços de e-mail baseados na web não permitem que você faça este tipo de classificação, mas quem tem que lidar com uma grande quantidade de e-mail deve usar um cliente de email desktop. programas de desktop são mais rápidos, mais poderoso, e torná-lo fácil de fazer backups de arquivamento.

clientes de desktop também torná-lo fácil de controlar o seu uso de e-mail. Você pode programar downloads de e-mail e agendar determinadas horas do dia para lidar com e-mail. Tendo-mail em todo o tempo, especialmente se você usar notificações, é uma garantia para distraí-lo e desperdiçar enormes quantidades de tempo.

Você não deve precisar verificar e-mail mais de três vezes por dia. Um cronograma possível é para processar e-mail por meia hora quando você começar a trabalhar, em seguida, fazer uma meia hora antes do almoço, e uma hora antes de terminar o trabalho. A necessidade de comer, e o desejo de ir para casa, deve ajudá-lo a evitar gastar mais tempo com e-mail do que realmente vale.

No final de cada dia, você pode marcar e-mails restantes tão importante e colocá-los em uma pasta importante – ou ToDo ou ToAnswer, ou o que quer – então mover tudo em uma pasta não lida. Resultado: de Merlin Mann “caixa de entrada zero”.

Em geral, é uma má idéia para ler um e-mail e não responder a ela de imediato – você só vai ter que lê-lo novamente mais tarde – ou então arquivá-la ou apagá-la. Não lidar com e-mails é o que torna um fardo. Você vai se sentir muito melhor se você pode ir para casa tendo eliminado 50 e-mails em vez de sobrecarregados por não ter lidado com eles.

Google adicionou um sistema de filtragem para o Gmail que classifica automaticamente e-mail em diferentes abas. Bem como a caixa de entrada primária, você pode selecionar Sociais, Promoções, atualizações e Fóruns. Estes devem ajudar as pessoas que não pode ser incomodado para definir os seus próprios filtros, embora eu não encontrei-los precisos o suficiente para ser útil. As configurações são em Configurações e, em seguida, caixa de entrada.

serviço de e-mail baseado na web da Microsoft, Outlook.com, tem um sistema chamado de varredura que pode analisar sua caixa de entrada e limpar seu e-mail. Existem algumas categorias comuns, como boletins e atualizações sociais, mas você pode adicionar outros, e você também pode “varrer para apagar”. Se você está prestes a declarar falência em uma conta do Gmail, você pode tentar mover todo o e-mail para Outlook.com e varrê-la.

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Outra maneira de alcançar a “falência e-mail” sem apagar o que poderia ser mensagens importantes é apenas para iniciar uma nova caixa de entrada. I planejado para fazer isso quando meu armazenamento do Gmail estava se aproximando de seu limite, e seu desempenho foi a abrandar. Desde que eu próprio o meu próprio e-mail, eu poderia simplesmente apontar isso para uma caixa de correio do Gmail, ao obter o endereço do Gmail velho de transmitir a qualquer e-mail recebido. No entanto, o Google relaxou suas regras em matéria de armazenamento para que eu não precisa se preocupar.

Nada disso é ciência de foguetes, e tem sido amplamente conhecido para a melhor parte de uma década. O ponto real é que declarar falência e-mail não funciona. Ele resolve a sobrecarga de e-mail, mas apenas temporariamente: a inundação contínua de e-mail garante que a sobrecarga de e-mail em breve estará de volta. Como Merlin Mann disse em seu Google Tech Talk (abaixo): “O estado padrão da caixa de entrada provavelmente não deveria ser: ‘Mantenha sentado aqui até que eu comece a chorar” Isso não é uma boa abordagem. “.

A solução é re-organizar a forma como você lida com e-mail de modo que a sobrecarga de e-mail nunca se torna um problema.

Nota: este é meia hora de conversa com meia hora de perguntas.

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